Seit 2008 baut die Universität Konstanz mit KOPS eine Universitätsbibliografie auf, die die Publikationen der Universität Konstanz nachweist. Alle Universitätsangehörigen sind daher aufgefordert ihre Veröffentlichungen in KOPS einzutragen, wenn möglich mit Volltext. In KOPS eingegebene Daten werden zudem als Datengrundlage für Evaluationsberichte herangezogen. Mit dem Verfügbarmachen Ihrer Publikationen in KOPS erreichen Sie ein breites Publikum. Anders als beim Einstellen von Dokumenten bspw. auf der "privaten" Homepage bietet KOPS den Vorteil, dass die Texte "zitierbar" (mit einer stabilen Internetadresse) sind. Dazu wird für jedes in KOPS archivierte Dokument dauerhaft ein Uniform Resource Name vergeben, dieser garantiert, dass der Text langfristig unter dieser Adresse verfügbar ist. Ihre Dokumente werden in KOPS über Suchmaschinen aufgefunden, darüber hinaus aber zusätzlich in Datenbanken nachgewiesen und sind damit mehrfach auffindbar.

Jede/r Angehörige (Lehrende, Lernende und Forschende) der Universität Konstanz kann über Mein KOPS Dokumente in KOPS einstellen.

• aktuelle Publikationen sowie Kopien bereits veröffentlichter Publikationen von Mitgliedern der Universität Konstanz mit wissenschaftlichen Inhalten
• Publikationsreihen der Universität Konstanz
• durch Angehörige der Universität Konstanz herausgegebene Publikationen und Publikationsreihen wie Sammelwerke, Kongressbände, Forschungsberichte, Zeitschriften (E-Journals) oder Reihen
• Dokumente, deren Veröffentlichung durch Prüfungsordnungen vorgeschrieben ist (Dissertationen)
• Publikationen und Publikationsreihen von mit der Universität Konstanz assoziierten Einrichtungen und Personen
• Abschlussarbeiten von Studierenden der Universität Konstanz wie Diplom-, Examens-, Bachelor-, Magister- oder Masterarbeiten
• Dokumente von wissenschaftlicher Relevanz im Rahmen der regionalen und überregionalen Sammelaufgaben des Kommunikations-, Informations-, Medienzentrums (KIM) der Universität Konstanz
• Sonstige Publikationen, z.B. Gutachten oder Blogbeiträge, können als „Sonstiges, textgebunden“ in KOPS eingebracht werden

Dies kann jedes Mitglied der Universität Konstanz tun. Dazu muss man lediglich das vorbereitete Dokument auf dem lokalen Rechner haben und das entsprechende Anmeldeformular über Mein KOPS aufrufen.

Es gibt drei Möglichkeiten, die Angaben, die eine Publikation beschreiben (Titel, Autor/in, Erscheinungsjahr...) in KOPS einzubringen:

1. Standard-Veröffentlichung: Die Angaben können manuell in das Anmeldeformular eingetragen werden.
2. Veröffentlichung mit digitalem Identifikator: Die Angaben zur Publikation können durch die Eingabe eines Identifikators (DOI, ArXiv-ID oder PubMed-ID) hochgeladen und anschließend ergänzt werden.
3. Eine Datei mit bibliographischen Daten hochladen: Die dritte Möglichkeit ist, Angaben zu mehreren Publikationen gesammelt hochzuladen. Beispiel: Ein lokal gespeichertes BibTex-File wird in KOPS hochgeladen. Die Angaben zur Publikation werden übernommen und können anschließend in KOPS ergänzt werden.

Nach der Eingabe der beschreibenden Daten zur Publikation kann der Volltext der Publikation in KOPS hochgeladen werden.

Durch Hochladen des Dokuments und der Angaben werden diese in einen Zwischenspeicher übertragen und dort durch Mitarbeiter/innen des Kommunikations-, Informations-, Medienzentrums (KIM) kontrolliert und danach freigegeben.

Nach der bibliothekarischen Prüfung wird das Dokument freigegeben und die einstellenden Autor/innen automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Die bibliografischen Informationen einer Publikation können mit der Funktion „Metadaten als BibTeX-Datei exportieren“ heruntergeladen werden. Die Daten können direkt in Literaturverwaltungsprogramme wie z.B. EndNote oder Citavi übernommen werden.

Für jeden Volltext in KOPS wird eine Statistik geführt, die die Anzahl der Dateiabrufe seit Oktober 2014 enthält.

KOPS-Dokumente werden z.B. von diesen Suchmaschinen und Datenbanken indiziert:

Open Access-spezifische Zugänge:

• BASE (Bielefeld Academic Search Engine)
• OpenDOAR (Directory of Open Access Repositories)
• oan-Suche (Suche in DINI-zertifizierten Dokumentenservern)

Generelle Suchmaschinen:

KOPS ist natürlich über alle gängigen Internet-Suchmaschinen zu finden. Insbesondere bemühen wir uns, die KOPS-Dokumente auch über Google Scholar und weitere wissenschaftliche Suchmaschinen indexieren und auffindbar machen zu lassen.

Textdokumente sollten in einem einheitlichen, plattformunabhängigen Dokumentformat hochgeladen werden. Dieses Format ist PDF (Portable Document Format), da es derzeit die meisten Vorteile bietet.

Veröffentlichungen in KOPS sind zitierfähig, denn für jede in KOPS veröffentlichte Publikation mit Volltext wird eine dauerhafte Verweismöglichkeit in Form eines eindeutigen stabilen Identifizierers geschaffen. Dieser Identifizierer wird auf der Vorschaltseite der Publikation im Feld „URI“ dargestellt („Uniform Resource Identifier“) und hat dort die Form eines klickbaren Links. Unter diesem Link ist die Publikation im Volltext garantiert dauerhaft verfügbar, sodass die Angabe der URI in anderen Publikationen oder Literaturlisten bibliografisch wie technisch eine vollwertige Zitation der Publikation darstellt (siehe auch „Wie sollten Veröffentlichungen in KOPS zitiert werden?“). Alle stabilen Identifizierer werden überdies bei der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) registriert. Dadurch bestätigt die DNB zusätzlich die von der Universität Konstanz gegebene Verfügbarkeitsgarantie für die Publikation. Die Administration und Pflege der Links wird vom Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz garantiert.

Nein! Die URL, die in der Adresszeile Ihres Browsers zu sehen ist, ist niemals mit der URI identisch! Nur die URI der Publikation ist ein zitierfähiger Verweis! Die URI beginnt immer mit „http://nbn-resolving.de/urn:“ gefolgt vom eigentlichen stabilen Identifizierer der Publikation. Sie wird erst von der DNB zur der URL aufgelöst, die Sie tatsächlich in der Adresszeile sehen, wenn die Vorschaltseite von KOPS erscheint. Verwenden Sie für Ihre Zitationen daher ausschließlich die auf der Vorschaltseite angezeigte URI, nicht die URL aus der Adresszeile Ihres Browsers. (Diese ist nicht zitierfähig und kann sich durch technische Gegebenheiten jederzeit ändern.) Sie können die URI von der Vorschaltseite unter allen gängigen Browsern wie gewohnt mit einem Rechtsklick in die Zwischenablage kopieren.

In Anlehnung an die ISO-Norm 690-2 sollten elektronische Publikationen folgendermaßen zitiert werden.

1. Beispiel: Kollaboratives Wissensmanagement in Unternehmen : Indikatoren für Erfolg und Akzeptanz am Beispiel von Wikis [online] Konstanz, Univ., Diss., 2010 [zitiert 23. Jan. 2011] http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:bsz:352-opus-125343
2. Beispiel: Lorke, Andreas ; Probst, Wolfgang Nikolaus: In situ measurements of turbulence in fish shoals [online] First publ. in: Limnology and oceanography 55 (2010), 1, pp. 354-364 [zitiert 21. Feb. 2011] http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:bsz:352-opus-101738

Die Datumsangabe in eckigen Klammern ist das Datum des letzten Aufrufs der Quelle durch den/die Zitierende/n.

Verlage beanspruchen in der Regel das ausschließliche Nutzungsrecht und halten dies entsprechend im Autor/innen-Vertrag fest; im Falle eines solchen Vertrages haben Sie Ihr einfaches Nutzungsrecht verloren. Allerdings zeigen sich viele Verlage zunehmend offener gegenüber der Selbstarchivierung wissenschaftlicher Publikationen. Die SHERPA/RoMEO-Liste gibt Auskunft darüber, was welche Verlage im Hinblick auf die Archivierung in Repositorien gestatten. Sie ist allerdings nicht rechtsverbindlich, es gilt im Zweifel immer der Verlagsvertrag.

Die Autor/innen als geistige Schöpfer der Dokumente besitzen nach dem Urheberrechtsgesetz alle Verwertungsrechte. Wenn ein Dokument zuerst in KOPS veröffentlicht wird, so tritt der/die Autor/in ein nicht-ausschließliches Verwertungsrecht an das Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz ab, d.h. er/sie kann das Dokument beliebig an anderer Stelle (z.B. in einer wissenschaftlichen Zeitschrift oder als Monografie) veröffentlichen.

Es gibt keine gesetzliche Verankerung, wann eine bereits veröffentlichte Monografie auch anderweitig veröffentlicht werden darf. Die einzige Regelung, die auch für Monografien zutrifft, ist die für vor 1995 veröffentlichte Dokumente. Für nach dem 31.12.1994 veröffentlichte Monografien ist eine Nachfrage beim Verlag sinnvoll. In manchen Fällen haben Verlage die Monografie vielleicht bereits aus dem Programm genommen oder haben keine Einwände gegen die Veröffentlichung der Monografie in KOPS.

Ausführliche Informationen zu Open Access finden Sie auf der Informationsplattform open access network

Die endgültig publizierten Dokumente sind nicht zur Veränderung bzw. Löschung vorgesehen. Dies garantiert die Authentizität der Dokumente, die dadurch mit gedruckten Publikationen vergleichbar sind. Löschungen können nur auf Wunsch des Verfassers/der Verfasserin von den zuständigen Mitarbeitern des Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz durchgeführt werden, falls beispielsweise bei einer Parallelveröffentlichung Konfliktsituationen mit kommerziellen Verlagen auftreten. Falls ausnahmsweise eine Löschung erfolgen muss, werden die stabilen URIs (siehe auch „Sind Veröffentlichungen in KOPS zitierfähig?“) dennoch weiterhin von der DNB aufgelöst, verweisen aber nicht mehr auf den Volltext der Publikation. Auch deren bibliografische Daten werden nicht mehr angezeigt. Stattdessen erscheint beim Aufruf der URI im Browser eine Seite, die über die Löschung informiert. Durch das Fortbestehen der URI bleibt die Information verfügbar, dass die betreffende Veröffentlichung existierte, aber zurückgezogen wurde. Von Löschungen ausgenommen sind Dissertationen, bei denen die Veröffentlichung in Erfüllung der in der Promotionsordnung festgelegten Veröffentlichungspflicht erfolgte. Wünscht der/die Verfasser/in eine Korrektur, so muss er das geänderte Dokument neu einbringen. Dies entspricht dem Vorgang einer Neuauflage bei gedruckten Publikationen.

Zunächst ist hier keine zeitliche Beschränkung der Verfügbarkeit vorgesehen. Die Verfügbarkeit soll so lange wie möglich gewährleistet werden. Aus diesem Grund arbeitet KOPS auch mit der Deutschen Nationalbibliothek zusammen.